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La fin du papier dans les copropriétés…

le 13 févr. 2016 à 20h43

Remplacer le papier par des supports informatiques permettant l’accès aux documents liés à la résidence, leur partage et leur conservation, tel est le but de la dématérialisation. Une technologie à laquelle la loi Alur a donné un coup d’accélérateur.

 

Petit rappel du contenu de la loi Alur :
 
Datée du 24 mars 2014, elle a renforcé l’information de l’acquéreur d’un lot de copropriété. De nombreux documents doivent désormais être obligatoirement annexés au compromis (ou promesse de vente) : règlement de copropriété, état descriptif de division, procès-verbaux des assemblées générales…

 
Ils sont particulièrement utiles au futur propriétaire, qui pourra ainsi connaître le montant exact de ses charges annuelles et des travaux programmés ou en projet pour lesquels il devra s’acquitter d’un montant correspondant à sa quote-part (millièmes). Le délai de rétractation lors du compromis demeure de 7 jours et court à partir de la remise de l’ensemble des documents inhérents à la copropriété (comptes, procès d’AG, carnet d’entretien…).
 
La loi instaure également un contrat de syndic type dont le contenu a été fixé par décret. Ce nouveau modèle est devenu applicable aux contrats de syndic signés ou renouvelés à compter du 1er juillet 2015.  Ce texte renforce également l'encadrement des honoraires des syndics. La liste des frais particuliers facturés en supplément du forfait annuel est fixée dans l'annexe 2 du décret. Toutes les autres prestations ne figurant pas dans cette liste sont réputées « de gestion courante » et ne peuvent faire l'objet d'une facturation supplémentaire en dehors du forfait annuel.

Dématérialisation :

 
la loi Alur prévoit enfin que, depuis le 1er janvier 2015, les syndics doivent avoir mis en place un accès en ligne sécurisé pour les documents relatifs à la gestion de l’immeuble. Le but de cette disposition est de permettre aux copropriétaires d’avoir un accès direct depuis chez eux aux documents ayant trait à leur immeuble. Cet extranet copropriétaire est un espace individuel connecté, en ligne, permettant la consultation des différents documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots de la copropriété. Il doit être obligatoirement proposé par les syndics professionnels à leurs copropriétaires.

Cette nouvelle disposition va réduire les échanges chronophages entre le syndicat et les copropriétaires et le coût de production et d’envoi de documents, jusqu’alors facturés en sus et qui venaient grever les charges.

La consultation comptable est désormais claire pour le copropriétaire : l'utilisateur a accès 7j/7 et 24h/24 au relevé de sa situation comptable. Il retrouve en un coup d’œil son solde, sa situation générale, les paiements et peut même notifier au syndic qu’un encaissement n’apparaît pas dans son relevé.
L’extranet permet également la consultation des documents administratifs de la copropriété : le règlement de copropriété et ses modifications, les procès-verbaux des anciennes assemblées générales, le carnet d’entretien à jour, le récapitulatif de la répartition des clés et des tantièmes dans la copropriété.
Le copropriétaire peut également facilement mettre à jour ses identifiants de connexion, mais aussi son adresse postale ou ses préférences d’envoi des courriers. Il peut ainsi choisir de passer en “tout numérique” ou de doubler les envois électroniques par des courriers papier.


 

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